Viziuni, misiuni, strategii pe termen scurt, mediu sau lung, obiective și direcții strategice, cuvinte pompoase și țeluri mărețe. Le poți vedea pretudindeni, în orice branșă, la toate nivelurile, de la companii multinaționale la start-up-uri cu 3 angajați, de la producție la servicii. Puse bine în pagină, aceste cuvinte frumoase vin să întărească încrederea clienților, a colaboratorilor, a propriilor angajați pentru un parteneriat pe termen lung.
Statistica ne aduce însă cu picioarele pe pământ: peste 90% din aceste planuri eșuează!
Mă voi referi în continuare la unul dintre factorii care pot frână dezvoltarea dorită a unei societăți – analiză situației curente. Înainte de a știi unde vrei să ajungi trebuie să știi de unde pleci.
Fără o analiză profundă a situației curente, orice viziune, direcție sau obiectiv strategic poate rămâne doar un vis frumos. „Dacă aș avea la dispoziție o ora pentru a rezolva o problema, aș petrece 55 de minute cu analiză problemei și doar 5 minute pentru găsirea soluției“ , spune Einstein, subliniind importantă cunoașterii statusului curent.
Trebuie spus de la bun început că o analiză riguroasă a situației curente necesită un efort uriaș, Imaginea de moment a unei societăți trebuie să se sprijine pe cifre, date și fapte. Ori colectarea acestora poate implică o mulțime de resurse interne și externe, date brute, cât și analize profunde. În funcție de gradul de standardizare a unei societăți, pregătirea datelor actuale poate dura, din proprie experiență, de la câteva săptămâni până la câteva luni. Da, pare mult, dar gândiți-va că fără această investiție, toate planurile de viitor pot fi aruncate în scurt timp la coșul de gunoi.
“De ce să investesc atâta timp și atâtea resurse în ceva ce știu deja? Eu am înființat această societate, o conduc de zeci de ani, am crescut-o de la zero, cunosc fiecare amanut al business-ului meu!”, ar spune unii antreprenori.
Foarte bine, hai să vedem împreună dacă îți cunoști afacerea că pe propriul buzunar!
Cunoști foarte bine branșă în care activezi, cunoști piață de desfacere, concurență, tehnologia utilizată, gradul de digitalizare și automatizare a acesteia. Iei în considerare cele mai noi reglementări pe plan național, regional și global. Ai produse și procese sustenabile și poți spune același lucru despre întregul tău lanț de aprovizionare. Ai identificat direcțiile de dezvoltare și ai cele mei bune scenarii de creștere pentru produsele tale (e.g. ABX/XYZ Analysis, Marin Bubble, GE McKinsey Matrix, BCG Matrix sau analize similar). Factorii externi de influență a afacerii tale (e.g. analiză PESTEL, PEST, STEP sau similar) nu reprezintă un pericol, iar managementul riscului este bine ancorat în organizație.
Cu siguranță stăpânești toate aspectele interne. Cunoști situația financiară a afacerii tale, fiecare bănuț cheltuit sau încasat, profitabilitatea și competitivitatea, doar ai un tablou de bord care îți arată zilnic evoluția indicatorilor de performanță financiari și non-financiari. Angajații sunt motivați să tragă la aceeași căruță. Sunt calificați pentru job-ul pe care trebuie să îl facă și știu foarte bine ce mai au de învățat pentru a acordă întregul lor suport în implementarea strategiei (e.g. matrice calificare). Acțiunile lor sunt dirijate în direcția bună de leaderi și manageri cu abilități clare de conducere.
Întreagă activitate a societății are la baza satisfacția clienților: cea mai bună calitate, cele mai bune costuri și cea mai bună performanță de livrare.
Cu toate aceste date de intrare poți identifica împreună cu echipa punctele țări, punctele slabe, oportunitățile și temerile (analiză SWOT)
Știi câte produse / servicii poți vinde pe ora, pe zi, pe săptămâna, pe an, pentru că îți cunoști în detaliu capacitățile, cât și eficientă și efectivitatea fiecărui process în parte. Acuratețea datelor culese îți da siguranță gradului de veridicitate. Pe baza analizei fluxului de valoare (Value Stream Map, Swimlane) îți cunoști în detaliu sistemul de operare, cunoști toate tipurile de risipă existente și ai identificat potențialele de îmbunătățire. Echipa ta cunoaște metodele și tehnicile de rezolvare a problemelor, astfel încât deviațiile de la standardele definite să nu pună piedici în calea atingerii obiectivelor dorite. Îți cunoști gatuirile și ai deja soluțiile de decongestionare. Analiză ta se bazează pe realizările organizației într-o perioada concludentă (e.g.analiză pe 12 luni: realizările din ultimele 9 luni și previziunile din următoarele 3 luni). Indicatorii de performanță sunt definiți, cascadati și urmăriți regulat pe toate nivelurile (e.g Shop Floor Management / Office Floor Management), iar principiul escaladarii problemelor este cunoscut în întreagă organizație.
Evaluarea capacităților echipei tale este crucială pentru a începe o călătorie de succes spre îmbunătățire și creștere. Iată câteva întrebări specifice de luat în considerare:
Analiză actuală a abilităților: Ai o matrice a abilităților pentru a identifica lacunele? De exemplu, dacă îți propui să implementezi o nouă tehnologie, echipa ta are expertiză tehnică necesară pentru a o opera și gestiona?
Disponibilitate pentru schimbare: Membrii echipei tale sunt deschiși să adopte noi procese? Organizarea de sesiuni de feedback regulate poate ajută la evaluarea disponibilității lor de a îmbrățișa transformarea. De exemplu, o sesiune de formare ar putea dezvălui dacă membrii echipei sunt entuziaști sau rezistenți la schimbare.
Disponibilitatea resurselor: Ai un buget clar pentru investiții, dar și o înțelegere a timpului și angajamentului personal necesar din partea membrilor echipei? Dacă plănuiești să te extinzi, poți alocă fonduri pentru angajări noi sau programe de formare?
Angajamentul echipei: Ia în considerare realizarea unui sondaj de angajament pentru a măsura nivelul de entuziasm al echipei tale. Sunt ei implicăți și aliniați cu viziunea companiei? Un angajament ridicat se corelează adesea cu o productivitate și inovație mai mari.
Răspunzând la aceste întrebări, vei avea o imagine mai clară dacă organizația ta este pregătită să transforme aspirațiile în realitate și cum să planifici eficient pentru transformare și creștere.
Spuneam mai sus că schițarea uni tablou de moment al unei societăți necesită un efort uriaș. Reprezintă însă temelia deciziilor strategice, Cu cât analiză situației curente este mai exactă, cu atât mai precisă va fi și definirea strategiei de dezvoltare.